tsukada コロナショックの影響で、多くの企業で一般的となった「リモートワーク」。
通勤時間がなくなったり、一人で集中しやすい環境を作れたりといったメリットがある一方、顔を合わせなくなったことによるコミュニケーション不足に悩んでいるビジネスパーソンは多いよう。
今回は、そんなリモートワークにおけるコミュニケーション課題を解決するコツについてご紹介します。
リモートワークによる課題を引き起こす背景にある「コミュニケーションの質」
リモートワークになってから、次のような課題感に心当たりはありませんか？
・メンバーの状況（今何に悩んでいるかなど）が見えにくくなった
・形式的な報告会議が多く、一方雑談が激減したことで、ちょっとした相談がしづらくなった
・業務の役割分担と個別化によって、チーム力が低下したと感じる
こういったコミュニケーション課題を引き起こす原因となっているのが、リモートワークによる「コミュニケーション不足」と、「コミュニケーションの質の低下」です。
とはいえ、コミュニケーションの機会（量）を増やすことは難しくありません。今やSlackやChatwork、Facebookメッセンジャーといったチャットツールや、ZOOMをはじめとするWeb会議システムが登場しているので、コミュニケーションの「量」はある程度担保することが可能です。
その一方で難しいのが、「コミュニケーションの質」を高めること。
コロナショック以前では、飲み会やランチといった対面の場で、今抱えている仕事の悩みなど、本音で話せる場がありました。そのほかオフィスでの雑談が、新たな発見やアイデアを共有できる場になっているケースも多々あります。
しかし、突如リモートワークに突入した会社は体制が整っておらず、さらにオンラインでの仕事では、必要最低限の報連相をするだけというコミュニケーションが不十分な状態に。結果的に、対面の場よりもコミュニケーションの質が劣ってしまう傾向が見られます。
すなわちリモートワークでは、このような「コミュニケーションの質」を補う意識と取り組みが重要なのです。
今日から実践！リモートワークでのコミュニケーション課題を解消するコツ5つ
ここからは、リモートワークやオンラインでのコミュニケーション課題を解決する5つのアイデアをご紹介します。
コツ① スケジュールを積極的に公開する
1つめのコツは、メンバー同士で、自身のスケジュールを積極的に公開、共有すること。
Googleカレンダーやグループウェアなどを活用して、打ち合わせや会議の予定を公開しましょう。そのほかタスク管理ツールを活用して、「〇〇の資料作成」など個人のタスクを明らかにするのもおすすめ。
それぞれが取り組んでいるタスクを積極的に公開することで、情報共有がスムーズになります。
コツ② チャットツールを取り入れる
2つめは、チャットツールを積極的に取り入れること。社内でのちょっとした確認や相談ごとは、ビジネスチャットを使いましょう。
チャットは即時性に優れているうえ、メールのように形式張らないため、ノンストレスでラフにやりとりできるのが魅力。
また、チャットならスマホアプリの通知でさっと確認できるので、早いレスポンスが欲しいときにも効果的です。
コツ③ツールの使い分けを意識する
とはいえ、3つめのコツは、先述のチャットツールを含め、情報共有ツールの使い分けを意識することです。
例えば、社外の人とのやりとりや、エビデンスとして証拠・記録を残したい案件のやりとりは、メールを活用するのがおすすめ。一方で、社内の人への相談や完了報告などは、即時性にすぐれたチャットツールを活用しましょう。
そのほか意識したいポイントが、チャットやメール、オンライン会議といったツールごとの「伝わり方」の違いです。
例えばネガティブな内容は、文面だとキツく冷たい印象に伝わりがちです。ミスのフォローや振り返りをするときはオンライン会議や電話で話すなど、場面に応じた選択を心がけてみてください。
コツ④ 1on1ミーティングをする
4つめのコツは、1on1ミーティングを設定すること。
質の高いコミュニケーションの機会を維持するためには、1on1ミーティングが効果的です。多ければ週1、少なくとも月1回を目安にミーティングの機会を作りましょう。
上司・部下間のコミュニケーションを促進し、悩みなどを本音で話してもらうためにも、1on1ミーティングは「部下の成長のため」の時間であることが不可欠。上司から部下への指示命令や情報収集など「自分（上司）のため」の行動ではなく、部下の話を傾聴する姿勢が重要です。
※詳細はこちらの記事をご参照ください
成果を上げる1on1ミーティングの極意とは？目的や進め方を徹底解説
コツ⑤ 定期的にランチの機会を設定する
5つめのコツは、定期的にランチなど食事の機会を持つこと。
コロナ禍での大人数の食事は憚られますが、3密を避けた状態で1対1でのランチが可能な場合は、一緒に食事をする機会を作るのもいいでしょう。
というのも、オフィスでの1対1でのミーティングでは、業務に関することのみしか話せない堅い雰囲気になりがちです。
一方、リラックスして業務以外のことも話しやすい食事の場なら、職場での悩みなどを本音で語ってもらえたり、新しいアイデアも出やすくなったりといった効果が期待できます。
コミュニケーション課題を根本解決に導く「組織開発アプローチ」とは？
コミュニケーション不足を解消し、リモートワークでのコミュニケーションの質を高めたいと思っているなら、研修やプログラムを活用するのもひとつの手です。
例えば、弊社の組織開発プログラム「クエスチョンサークル」では、社員メンバーの率直な悩みや困りごと、価値観などを知りながら、組織課題への本質的なアプローチが可能です。
「クエスチョンサークル」とは、チームメンバーの等身大な問題意識（＝悩みなど）をテーマに、質問と回答、その振り返りを繰り返す「アクションラーニング」のセッションをベースとしたプログラムです。
このセッションでは、本質的な問題の発見、チームビルディング、支援型リーダーシップの開発といったメリットがあるほか、メンバー間での理解が深まり、心理的安全性の構築が可能。オンラインではなかなか難しい、質の高いコミュニケーションを実現できるのが魅力となっています。
もしもリモートワークで課題を感じているなら、それはただの「コミュニケーション不足」ではなく、根本的な組織課題から生じているのかもしれません。組織課題と根本から向き合い改善したいときには、ぜひこういったプログラムも活用してみてください！
新時代に遅れるな！リモートワークでもコミュニケーション活性化を
リモートワークでコミュニケーションを活性化するコツについてご紹介しました。
コミュニケーションの課題は、ただツールを導入すればいいというものではなく、組織が抱える問題に本質的にアプローチしていくのが重要です。
今回ご紹介した組織開発プログラム「クエスチョンサークル」は、対面だけでなく、オンラインでの無料体験会もおこなっていますので、ご興味がある方は、ぜひ以下からお問い合わせください！